l'Italienne 
Scegliere le location per eventi è senza ombra di dubbio una delle abilità fondamentali di un event planner. Che si tratti di convention, matrimoni, parties ecc, la location non è soltato il posto dove si terrà l’evento (ovviamente), ma sarà il quartier generale dove l’event planner e l’eventuale event coordinator osserveranno lo svolgersi di tutte le operazioni finalizzate alla riuscita dell’evento.
Prendiamo un matrimonio, per esempio. La location per gli sposi dovrà essere bellissima, ovvio. Ma per il wedding planner, che comunque è un event planner, la location dovrà essere altro. Dovrà essere funzionale.
Cos’è una location funzionale?
Beh, è un luogo – adibito ad eventi o trasformabile – che rispetta una serie di parametri. O almeno questi sono quelli che cerco nelle venue.
I Criteri per scegliere le location per eventi e matrimoni
1. Costo di affitto
Dovesse anche essere la mansion più bella del mondo, se il costo di affitto è esorbitante, è chiaro che siamo fuori budget, e quindi, addio location! 🙁
Se siete event/wedding planner è indispensabile che rimaniate nel budget così da non tagliare su altri servizi. Se siete la sposa…IDEM!
Un affitto alto comporta altre rinunce…
2. Il parcheggio
Bella, bellissima! Un giardino meraviglioso, piscina, sala da ballo, anfiteatro, un castello che nemmeno Cenerentola….ma il parcheggio è a 700 metri di distanza. Magari raggiungibile attraverso una strada sterrata.
Ebbene: il parcheggio deve essere interno alla location o al massimo adiacente. Perchè?
- perchè gli ospiti, o partecipanti dell’evento, devono aver modo di raggiungere il luogo comodamente.
- Gli addetti ai lavori devono potersi spostare velocemente e facilmente, specie in caso di scarico materiali, montaggi, smontaggi ecc.
3. I bagni
Quando eseguite una site inspection, anche se non siete degli event planner, considerate sempre presenza, funzionalità e il numero di bagni disponibili nella location.
Per uomini e donne ovviamente!!
E in numero maggiore di 1!
4. Uso spazi disponibili
Ci innamoriamo della location. Ma la domanda è: quali spazi possiamo usare? Quali sono esclusi/inclusi nel contratto? Non è detto che tutti gli spazi siano infatti disponibili, quindi è bene verificare.
Perchè?
Perchè l’evento potrebbe includere un ampio settore per i cocktail, una pista da ballo, tavoli con mise en place formali e sedie che rispettino la distanza di 50 cm fra un ospite e l’altro. Spazio!!! Abbiamo bisogno di spazio, quindi cercate sempre di sapere quali aree della location potrete utilizzare.
5. Spazi e attrezzature in caso di maltempo
Immaginate di aver scelto uno splendido giardino con piscina per il vostro party aziendale. Fantastico, ma il piano B, visto che la location è un outdoor, è d’obbligo.
Potrete montare un tendone? Una tensostruttura? Un gazebo per riparare gli ospiti e il personale in caso di pioggia? O forse la location ne possiede già? Verificate tutto in largo anticipo!
6. Cucine
Che abbiate un catering che cucinerà in loco (catering on premise), o uno che arriverà già con il cibo pronto (catering off premise), comunque, disporre di una cucina, è sempre buona cosa.
La cucina nella location garantisce infatti una maggiore agilità nella fruizione dei servizi catering e banqueting, oltre chiaramente al servizio di sala.
7. Uscite di sicurezza e facilities per persone con invalidità
Una sola parola. Indispensabili. E non credo ci sia bisogno di altre spiegazioni.
8. Illuminazione
Se l’evento è programmato per la sera, è bene effettuare un paio di site inspections in orari similari per vericare la presenza di impanti luci (ed elettrico) a norma, funzionanti ed adeguati.
9. Regolamento delle location per eventi
Essenziale essere a conoscenza di un eventule regolamento: di solito potrete trovarne in location come musei, gallerie, residenze storiche…Ma non è detto.
10. Vicinato
Attenzione! Il vicinato è un elemento da considerare e come! L’intrattenimento musicale, fuochi d’artificio e variabili simili, vanno preventivamente valutati e concordati con i vicini.
Scegliere una location per eventi: la site inspection è essenziale!
La site inspection, come avete notato è fondamentale per comprendere se la location sia funzionale o meno. Vi suggerisco perciò di portare con voi una checklist, così da valutare se i criteri sopra descritti siano rispettati o meno.
Essere event planner, come dicevo in un altro post, implica avere sempre un’agenda ed essere organizzati, quindi, se non avete il vostro TRELLO, potrete riferirvi a qualcosa come questa location checklist o magari pensare di costruire la vostra!
Have fun!!!!