l'Italienne 
E’ stato come un colpo di fulmine; le ho provate e le ho amate: sto parlando delle 3 app per event planners e designers che rappresentano per me un vero must-have!
L’uso del telefono e dei tablet ha modificato in toto lo svolgimento di ogni tipo di professione, a partire proprio da quella dell’event planner. Siti web e app diventano sempre più importanti nel corso della nostra attività e, sebbene ci siano ancora molti nostalgici dei planner cartacei – come la sottoscritta – è ormai innegabile che la maggioranza degli event planners (e designers) usi sempre più app di settore per velocizzare lo sviluppo dei propri progetti.
Ma vediamo meglio questi 3 gioiellini tecnologici che voglio assolutamente presentarvi…
Le 3 app per event planners e designers: Trello.
“Ci siamo conosciuti 2 anni fa e da allora è stato amore”.
Lo so, suona molto Romeo e Giulietta, ma la sostanza è più o meno quella.
Trello – mio fedelissimo amico – è basato sul concetto dell’organizzazione del lavoro in attività, che nell’ottica della digitalizzazione e del cloud, implica una migliore gestione di tempi e gruppi di lavoro.
Una volta effettuata la registrazione, l’utente avrà davanti a sé uno spazio di lavoro (workpace) che potrà dividere in bacheche a seconda del tema o dell’esigenza. Ogni bacheca contiene delle liste, che a loro volta contengono delle schede; insomma…Un’architettura lineare per una gestione delle attività facile e veloce!
All’interno del proprio workspace l’utente potrà poi creare gruppi da assegnare a specifiche bacheche: questa separazione consente, perciò, di circoscrivere lo spazio di lavoro alla parte di progetto o attività a cui si è interessati.
Pensiamo ad esempio ad un progetto-evento complesso, dove entrano in gioco non solo un project manager, ma anche personale di produzione e figure dedicate alla parte tecnica (luci, audio ecc).
Uno spazio di lavoro come quello sviluppato da Trello fa in modo che il gruppo produzione si dedichi solo alle attività nella relativa bacheca, senza dunque entrare in contatto (o in conflitto) con la bacheca dedicata al gruppo tecnico.
Il project manager avrà invece modo di controllare e sovrintendere tutto il workspace del progetto.
È possibile inserire stickers, etichette, cambiare il background del workspace e calendarizzare le schede: in questo Trello funziona un po’ come una super-agenda. E in più, è possibile ottimizzare l’esperienza di lavoro condiviso attraverso delle funzioni specifiche sotto la voce power up.
Trello è disponibile in versione gratuita, Premium e Impresa, cioè dedicato ad aziende con grandi gruppi.
Lo trovate Online e come App per Ios e Android.
3 app per event planners: All seated, la frontiera del design interattivo
Matrimoni, meeting, cene…
All seated è il nuovo sistema che rende l’event planning e l’event designing realmente interattivi.
Con questo tool, infatti, è possibile selezionare una serie di location con floorplan già predefinito, oppure disegnare la pianta della propria location inserendone le misure.
Tuttavia, scegliendo una location già presente nel sistema, sarà possibile interagire direttamente con il personale di quest’ultima attraverso lo stesso programma. Una comodità non indifferente, direi!
Ma all seated è ancora di più…
Potrete scegliere la disposizione dei tavoli, dei candelabri, i tovagliati, i tessuti, i colori, le stoviglie e ogni singolo dettaglio indispensabile per il designer/planner!
E c’è ancora di più: potrete stabilire delle timelines, utili soprattutto se state lavorando in rete con i fornitori; liste per invitati e liste per vendors, condivisibili e aggiornabili costantemente.
Il design è intuitivo e l’utilizzo del programma risulta veloce e semplice, anche grazie ai molteplici tutorials disponibili online.
Potrete infine lavorare al vostro progetto in 2D e passare alla simulazione 3D, realistica e assolutamente sorprendente per la minuziosità dei dettagli.
Disponibile online, e app per Ios e Android.
Refresh
Scenario: meeting.
Momento delle presentazioni: “non ricordo il nome di nessuno di loro”.
Frequenza: tranquilli! Accade il 90% delle volte!
Ebbene, Refresh è la soluzione a quell’imbarazzante stretta di mano dove il vostro “molto lieto” sottintende un ovvio “non ricordo proprio di averti conosciuto”.
Quest’app, infatti, fornisce tutte le informazioni – lavorative, interessi e conoscenze comuni, ecc – a proposito della persona che avrete davanti o che potreste dover incontrare, magari per ragioni di lavoro. Tutto ciò, ovviamente, attraverso servizi come Facebook, Linkedin e Twitter.
Una vera agenda che riduce quell’ansia tragica del “non ricordo”, tipica di chi è sempre a contatto con una moltitudine indefinita di persone.
Tech e eventi: sì, ma con calma…
Ebbene, queste sono le mie 3 must-have app per event planner ma ci sono ancora una miriade di app famosissime che vi invito a guardare, se interessati – Eventbrite, Bizzaboo, Evernote – tanto per citarne qualcuna.
Il mercato delle app per eventi è in continua evoluzione e ci fornisce costantemente nuovi e accativanti strumenti, ed è quindi bene continuare a porre attenzione ai prodotti in uscita, ma – e suonerò un po’retro – non dimentichiamo mai che il nostro lavoro non è fatto solo di tecnologia e app.
La tecnologia ci aiuta, tantissimo, incredibilmente, ma può ben poco senza le nostre doti logistico-organizzative e senza la nostra creatività. Quelle vengono dalla nostra testa, dal nostro io…Dal nostro cuore.
E’ la nostra passione che abbiamo trasformato in un lavoro!
La creatività è contagiosa. Trasmettila! A. Einstein